0907.675.710
Dịch vụ SEO, thiết kế web, quảng cáo Google Adwords - CTRL MEDIA

Bí quyết trả lời email khách hàng một cách chuyên nghiệp

Bên cạnh các kênh bán hàng khác thì email vẫn là một phương tiện chủ yếu để các doanh nghiệp giao tiếp với bên ngoài một cách hiệu quả, đặc biệt chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.Thông qua nội dung email và cách trả lời email, bạn vừa có thể giải đáp mọi vấn đề của khách hàng, vừa thể hiện được tính chuyên nhiệp của bạn và doanh nghiệp .

Do vậy, nếu khả năng viết email kém thì đó thật sự là một thảm họa cho chính bạn và doanh nghiệp, bạn không chỉ đánh mất một, hai, hay nhiều khách hàng mà còn đánh mất một cơ hội lớn trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu và xây dựng lòng trung thành.
 
Đây là cách trả lời email chuyên nghiệp nhất dành cho bạn :

Có một thực tế mà những ai không thường xuyên dùng email để trả lời và chăm sóc khách hàng để ý là “bạn không cần phải trả lời email ngay lập tức sau khi nhận”.  Do đó, hãy dành thời gian nghĩ về nó, hãy tìm hiểu về những vấn đề của khách hàng và đưa ra phản hồi tốt nhất.

Đặc biệt, bạn nên chú ý về giai điệu nói trong email, chúng được thể hiện thông qua từ ngữ, nhất là những từ ngữ bạn sử dụng để nói về chính mình.

Ví dụ, thay vì nói: “Xin vui lòng gửi tất cả các tài liệu vận chuyển cho các đợt thuốc tiếp theo” với một số từ ngữ mang tính ra lệnh nặng nề như “Xin”, “tất cả” thì bạn sẽ trở nên thân thiện, đáng yêu hơn trong mắt khách hàng nếu như nói: “Vui lòng gửi các tài liệu vận chuyển cho các đợt thuốc tiếp theo”.

Hãy trau chuốt một vài từ ngữ thôi, bạn đã có thể khiến khách hàng cảm thấy thoải mái hơn với giọng điệu nhẹ nhàng, và họ sẽ có những đánh giá tốt hơn về bạn và doanh nghiệp.

Ngoài ra, bạn còn phải luôn đảm bảo nội dung email của mình thực sự chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu. Ngay từ đầu email nên ghi các thông tin quan trọng nhất, đồng thời  tập trung vào các thông tin đầy đủ trong câu trả lời của mình, và tránh sử dụng các từ ngữ đa nghĩa dễ gây hiểu lầm. Vì ngôn ngữ viết có tạo ra nhiều ý nghĩa hơn là lời nói, bạn phải chắc rằng chúng sẽ không khiến khách hàng của bạn hiểu lầm, hiểu sai ý.

(Tổng hợp từ business2community.com)
 
Copyright © CTRL MEDIA
Điện thoại Gọi điện Điện thoại SMS Maps googleChỉ Đường