Trong quá trình đồng hành cùng những bạn mới bước vào nghề, chúng tôi nhận ra một điều khá rõ ràng. Phần lớn ai cũng hỏi trước tiên là nhập hàng ở đâu cho rẻ. Rất ít người dừng lại để tự hỏi kiến thức kinh doanh nhập nguồn hàng thực phẩm chức năng có cần giấy phép gì. Theo chúng tôi, đây là một thiếu sót lớn. Và thường thì phải đến khi gặp chuyện, người ta mới nhận ra mình đã bỏ qua điều quan trọng nhất.
Nhiều bạn nghĩ rằng bán được hàng là xong việc. Nhưng khi đoàn kiểm tra ghé kho, hoặc khi khách phản ánh sản phẩm không rõ nguồn gốc, mọi người mới bắt đầu loay hoay tìm cách xử lý. Lúc ấy, thời gian và tiền bạc bỏ ra thường nhiều hơn hẳn so với việc chuẩn bị giấy tờ ngay từ đầu. Chúng tôi đã chứng kiến điều này lặp lại không ít lần.
Điều khiến người mới dễ nản là thiếu thông tin cụ thể. Họ nghe nói cần giấy này, giấy kia, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Không rõ nộp hồ sơ cho cơ quan nào, mất bao lâu và tốn kém ra sao. Trong bài này, chúng tôi chia sẻ những kinh nghiệm thực tế để bạn hình dung rõ bức tranh pháp lý. Từ đó, bạn có thể yên tâm làm ăn lâu dài.
Vì sao thực phẩm chức năng phải quản lý chặt hơn
Thực phẩm chức năng không giống thực phẩm thông thường. Nó nằm ở vùng giao thoa giữa thực phẩm và thuốc. Vì vậy, pháp luật kiểm soát khá nghiêm ngặt. Mục tiêu cốt lõi là bảo vệ người tiêu dùng trước những sản phẩm trôi nổi, không rõ thành phần hay chất lượng kém.
Nếu bạn bán một gói kẹo thông thường mà thiếu giấy tờ, rủi ro bị phạt không quá lớn. Với thực phẩm chức năng thì khác hẳn. Cơ quan quản lý sẽ xem bạn có giấy công bố sản phẩm hay không, kiểm tra nguồn gốc nguyên liệu và cả nhãn phụ tiếng Việt. Chỉ thiếu một mục thôi, bạn có thể bị xử phạt hành chính nặng, thậm chí buộc tiêu hủy cả lô hàng.
Chúng tôi từng theo dõi một trường hợp khá điển hình. Một người bạn trong nghề nhập về lô viên uống vitamin C từ nước ngoài, bán rất chạy suốt gần một năm. Đến lúc đoàn kiểm tra xuống kho, sản phẩm không có giấy công bố và nhãn phụ chưa đúng quy định. Toàn bộ hàng bị thu giữ, và số lợi nhuận kiếm được trước đó gần như bốc hơi.
Ngoài yếu tố pháp lý, giấy tờ đầy đủ còn là lợi thế bán hàng thật sự. Khách hàng ngày nay hiểu biết hơn nhiều. Nhiều người sẵn sàng soi số công bố trên nhãn trước khi đặt mua. Khi bạn minh bạch, lòng tin được xây dựng nhanh hơn và khách dễ quay lại mua lần hai. Đó là giá trị bền vững hơn nhiều so với việc chỉ cạnh tranh bằng giá.
Những giấy tờ cần chuẩn bị trước khi nhập hàng
Dưới đây là các loại giấy tờ mà đội ngũ chúng tôi luôn nhắc các bạn mới chuẩn bị trước khi đặt đơn nhập. Bạn nên ghi chú lại để đối chiếu từng bước, tránh bỏ sót.
Giấy chứng nhận công bố sản phẩm
Đây là giấy tờ quan trọng nhất. Nó quyết định sản phẩm của bạn có được phép lưu hành tại Việt Nam hay không. Có thể hiểu đơn giản, đây giống như giấy khai sinh của sản phẩm trên thị trường.
Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị, mẫu nhãn sản phẩm, phiếu kiểm nghiệm chất lượng và giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) từ nước sản xuất. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, việc tiếp nhận và xử lý thường mất khoảng 20 đến 30 ngày làm việc. Chi phí không quá cao, nhưng bạn cần kiên nhẫn theo dõi tiến độ.
Có bạn từng hỏi chúng tôi: sản phẩm nước ngoài đã được kiểm tra rồi, sao còn phải làm lại? Đúng là nước xuất khẩu đã có cơ chế kiểm soát riêng. Tuy nhiên, mỗi quốc gia có tiêu chuẩn và cách ghi nhãn khác nhau. Việc công bố giúp cơ quan Việt Nam kiểm soát thành phần, công dụng và nội dung nhãn sao cho phù hợp với người tiêu dùng trong nước.
Giấy đăng ký kinh doanh và chứng từ hàng hóa
Bước này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng không ít người bán online vẫn bỏ qua. Bạn cần có đăng ký kinh doanh, dù là hộ kinh doanh cá thể hay công ty. Đây là cơ sở pháp lý để kê khai thuế và xuất hóa đơn khi khách hoặc đối tác yêu cầu.
Khi nhập hàng, dù mua từ nhà phân phối trong nước hay nhập trực tiếp từ nước ngoài, bạn phải lưu giữ đầy đủ hóa đơn và chứng từ hải quan. Đó là bằng chứng về nguồn gốc xuất xứ. Khi cơ quan thuế hay quản lý thị trường kiểm tra, nếu xuất trình được ngay, mọi việc sẽ nhẹ nhàng hơn. Ngược lại, hàng không có chứng từ rất dễ bị xem là không rõ nguồn gốc.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên làm việc với các nhà phân phối có thương hiệu rõ ràng. Họ thường cung cấp sẵn bộ giấy tờ pháp lý của sản phẩm, bạn chỉ cần kiểm tra và lưu trữ cẩn thận. Nếu nguồn hàng có nhập từ bên ngoài, bạn cũng nên tìm hiểu thêm kinh nghiệm vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam để chủ động hơn trong khâu logistics.
Lưu ý khi làm việc với nguồn hàng
Trong quá trình tìm nguồn, chúng tôi thường khuyên bạn kiểm tra kỹ ba điểm. Thứ nhất, số công bố in trên nhãn có tra cứu được không. Thứ hai, địa chỉ nhà sản xuất và nhà nhập khẩu có rõ ràng hay không. Thứ ba, nhà cung cấp có sẵn lòng cung cấp bản sao giấy tờ khi bạn yêu cầu hay không. Một đơn vị ngại chia sẻ giấy tờ thường là dấu hiệu cần cân nhắc thêm.
Đừng quên rằng giấy phép chỉ là một phần của câu chuyện. Sau khi đã có hàng hợp pháp, bạn cần cẩn trọng trong cách giới thiệu sản phẩm. Không đưa ra công dụng chữa bệnh mà giấy công bố không cho phép là nguyên tắc đầu tiên. Chúng tôi từng thấy nhiều shop bị phản ánh chỉ vì nội dung quảng cáo quá đà, dù sản phẩm bản thân hoàn toàn hợp lệ.
Kết luận
Chuẩn bị đúng giấy phép không còn là chuyện nên hay không nên. Đó là điều kiện để bạn kinh doanh thực phẩm chức năng một cách bền vững. Ban đầu việc này có thể khiến bạn thấy rườm rà và tốn thời gian, nhưng về lâu dài, bạn sẽ yên tâm phát triển mà không phải lo rủi ro pháp lý. Khách hàng cũng tin tưởng và gắn bó hơn khi biết bạn làm ăn minh bạch.
Đừng để lợi nhuận trước mắt khiến bạn bỏ qua những thủ tục này. Hãy bắt đầu bằng việc đọc kỹ quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chọn nguồn hàng có giấy tờ rõ ràng. Nếu đang tìm hướng đi cho mặt hàng nhập về bán, bạn có thể tham khảo thêm nhập hàng gì từ Trung Quốc về bán. Và khi đã có sản phẩm, lập kế hoạch marketing bán hàng bài bản sẽ giúp bạn đưa sản phẩm đến đúng khách hàng. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi và bền vững!